152-ФЗ в ПВЗ: какие данные сотрудников вы храните и как это оформить

Как только вы ведёте график, ставки и отметки сотрудников — вы работаете с персональными
данными. Значит, требования 152-ФЗ касаются вас напрямую, даже если в ПВЗ три человека.

Какие данные вы фактически храните

• ФИО, контакты, должность, PIN-код доступа;
• график смен и отметки прихода и ухода;
• ставки, начисления, сведения о нарушениях и выплатах.

Последний пункт — самый чувствительный: к нему должен быть доступ только у тех,
кто считает зарплату.

Минимальный комплект документов

1. Политика обработки персональных данных — опубликована и доступна.
2. Согласие на обработку ПД — подписано сотрудником, с указанием целей.
3. Порядок доступа — кто из админов видит ставки и начисления.
4. Сроки хранения — сколько держите архив смен и ведомостей.

Технические требования простыми словами

• данные на серверах в России;
• передача по защищённому соединению;
• резервные копии, чтобы ведомость не потерялась;
• разграничение прав: владелец, админ, HR, сотрудник.

Роль облачного сервиса

Вести всё это таблицами можно, но каждое изменение прав и каждый экспорт — ваш личный
риск. В облачном кабинете роли и права настроены по умолчанию, данные хранятся на серверах
в РФ, а сотрудник видит свой график и расчёт, но не видит коллег.